¿Cómo evaluar la gestión de una copropiedad al finalizar el año?

El cierre de año es uno de los momentos más estratégicos para las copropiedades, porque permite revisar si la operación fue eficiente, si los procesos se ejecutaron como estaban planeados y si la administración funcionó con los estándares técnicos y financieros esperados. Evaluar la gestión no es un ejercicio subjetivo, sino un proceso estructurado basado en indicadores, cumplimiento de protocolos y resultados medibles que revelan la salud operativa de la propiedad horizontal. 

La revisión financiera es uno de los pilares principales. Estudios del sector muestran que cerca del 32% de las copropiedades en Colombia presentan desviaciones superiores al 15% entre su presupuesto y su ejecución real. Este desfase suele originarse en un inadecuado cálculo de gastos recurrentes, mantenimientos no programados o una proyección deficiente del comportamiento de la cartera. Por eso, el cierre de año debe incluir una comparación detallada entre lo presupuestado y lo ejecutado, junto con un análisis del flujo de caja y de la sostenibilidad para el año siguiente. 

Otro punto crítico es el estado de los mantenimientos preventivos y correctivos. Datos del Consejo Colombiano de Ingeniería Mecánica indican que alrededor del 70% de las fallas en ascensores, sistemas eléctricos o plantas de emergencia provienen de mantenimientos insuficientes o tardíos. Evaluar la gestión implica verificar si los cronogramas se cumplieron, si los proveedores operaron bajo las normas técnicas aplicables y si los equipos clave cerraron el año en condiciones óptimas para garantizar continuidad operativa. 

La seguridad también debe ser objeto de un análisis riguroso. Los incrementos de movilidad y visitas durante los últimos meses del año evidencian fallas de control cuando no existe un protocolo sólido. Según datos del sector seguridad, durante los meses de noviembre y diciembre el flujo de visitantes en copropiedades aumenta entre un 18% y un 25%, lo que exige mayor precisión en rondas, monitoreo y registro de accesos. La evaluación de fin de año debe medir si estos protocolos funcionaron, si se registraron incidentes y qué ajustes son necesarios para el año entrante. 

La gestión administrativa también deja indicadores importantes. La actualización de inventarios, la vigencia de las pólizas, la ejecución de contratos y la respuesta oportuna a los requerimientos de los residentes determinan la calidad de la operación. En promedio, una copropiedad recibe entre 45 y 70 solicitudes mensuales entre PQRS, requerimientos y trámites. Evaluar tiempos de respuesta, trazabilidad y cierre de casos permite identificar oportunidades de mejora en la atención y en la estructura de procesos. 

Finalmente, la evaluación debe integrar un componente humano y comunitario. La convivencia, la comunicación interna y el cumplimiento del reglamento reflejan la salud social de la copropiedad. Los estudios de convivencia urbana muestran que el 40% de los conflictos en propiedad horizontal se originan por fallas en comunicación y desconocimiento de normas.

Esto evidencia que, además de evaluar sistemas y procesos, es necesario revisar el impacto de las estrategias pedagógicas y de la gestión social implementada durante el año. 

Una evaluación completa no solo identifica aciertos y debilidades: construye la ruta para el siguiente año. En Accuro realizamos este proceso con un enfoque técnico y multidisciplinario que integra operación, seguridad, mantenimiento, finanzas y comunidad, asegurando que cada decisión esté respaldada por datos, metodología y experiencia.